โฮ-เร็น-โซ การรายงาน การแจ้ง และการปรึกษาหารือ

, , No Comments
ในองค์กรญี่ปุ่นมีวัฒนธรรมการทำงานที่อาจกล่าวได้ว่า มีการสั่งงานกันหลายลำดับชั้น กว่าที่คำสั่งจาก ผู้บริหารสูงสุดจะถึงผู้ปฏิบัติงาน จะต้องผ่านหลายขั้นหลายตอนตามลำดับสายงาน แต่ทั้งนี้ ไม่ได้แปลว่าต้องเสียเวลานานไปกับขั้นตอนเหล่านี้



เพราะยุคนี้เป็นยุคที่จะต้องเร่งทำงานแข่งกับเวลา ใครทำงานรวดเร็วกว่าก็ย่อมจะมีโอกาสมากกว่า องค์กรญี่ปุ่นเองจึงมีเทคนิคในการสื่อสารที่เน้นความรวดเร็วรอบคอบ โดยที่ยังคงมีกลิ่นอายของวัฒนธรรมการสั่งงานตามสายงานอย่างครบถ้วนอยู่ นั่นคือ เทคนิคการสื่อสารแบบ “โฮ-เร็น-โซ"

ตอนแรกที่เพิ่งเริ่มเข้าทำงานในบริษัทญี่ปุ่นใหม่ๆ พอได้ยินคำว่า โฮ-เร็น-โซ เป็นครั้งแรกก็สงสัยว่าคืออะไร ในตอนนั้น ผู้เขียนเองที่พอจะรู้ภาษาญี่ปุ่นแบบงูๆ ปลาๆ จึงลองเปิดพจนานุกรมดู ก็พบคันจิที่เขียนว่า  แปลว่า “ผักขม” เลยงงใหญ่ว่า

พูดถึงการสื่อสารกันอยู่ดีๆ ทำไมไปเกี่ยวกับผักขม อาหารโปรดของป๊อบอาย นายกลาสีกล้ามโตไปได้ล่ะเนี่ย อิอิอิ  อย่ากระนั้นเลย (โอลีฟอย่างเรา) ก็เลยไปสอบถามผู้รู้ จึงได้ทราบที่มาว่า โฮ-เร็น-โซ นั้นมาจากพยางค์หน้าของคำ 3 คำในภาษา

ญี่ปุ่นรวมกันคือ คำที่ 1 โฮ ย่อมาจากคำว่า “โฮโคะคุ”  หมายถึง การรายงาน คำที่ 2 เร็น ย่อมาจากคำว่า “เร็นระคุ” หมายถึง การแจ้ง และคำที่ 3 โซ ย่อมาจากคำว่า “โซดัง” หมายถึง การปรึกษาหารือ ดังนั้น อักษรคันจิที่ถูกต้องของ โฮ-เร็น-โซ  (ไม่ได้เกี่ยวดองอะไรกับผักขมเลย เป็นแค่คำพ้องเสียงกันเท่านั้น)

ในบริษัทญี่ปุ่นทั่วไปนิยมใช้เทคนิคการสื่อสาร โฮ-เร็น-โซ นี้กันอย่างแพร่หลาย วิธีการดำเนินการตามแบบการสื่อสารตามหลักของ โฮ-เร็น-โซ คือเมื่อมีคำสั่งหรือคำร้องขอมา ทั้งจากลูกค้าก็ดีหรือภายในองค์กรเดียวกันก็ดี พอลงมือปฏิบัติแล้ว เรา

จะต้องตอบสนองต่อผู้สั่งงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้

(1) “โฮ” คือ การรายงาน หมายถึงการที่เรารายงานสภาพผลการ ทำงานของเราให้ผู้สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Why, Where, When and How) โดยรายงานผลเมื่องานเสร็จสิ้นเพียงครั้งเดียว หรือหากเป็นงานที่ใช้ระยะเวลาในการทำนาน จะต้องรายงานความคืบหน้าให้ทราบเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม

(2) “เร็น” คือ การแจ้ง หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวกับงานให้ผู้สั่งงาน และการติดต่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ได้แก่ การแจ้งกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดของแผนงาน การแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ  เป็นต้น

(3) “โซ” คือ การปรึกษาหารือ หมายถึง การปรึกษาหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคในการทำงานอันจะทำให้งานนั้นอาจไม่สำเร็จตามเป้าหมาย หรือเมื่อต้องการริเริ่มสิ่งใหม่ที่แตกต่างไปจากเดิม โดยการปรึกษาที่ดีนั้น ผู้ปรึกษาควรจะนำ และเสนอแนวทางของตนต่อผู้ให้คำปรึกษาด้วย

ส่วนวิธีในการดำเนินการนั้น อาจใช้เอกสารบันทึกข้อความ, e-mail, พูดปากเปล่าหรือวิธีอื่นๆ ก็ได้ตามความเหมาะสมกับสถานการณ์ เทคนิคการสื่อสารแบบ โฮ-เร็น-โซ นี้สะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมของชาวญี่ปุ่นได้เป็นอย่างดี

ผู้ที่รับผิดชอบงานหนึ่งๆ นั้น ในระหว่างที่ปฏิบัติงานอยู่ หากว่าเกินบทบาทหน้าที่และอำนาจการตัดสินใจของตนแล้ว ก็มักจะส่งเรื่องไปยังผู้มีตำแหน่งสูงกว่าหรือปรึกษาหารือกับผู้รู้อยู่ตลอดเวลา โดยที่ทุกคนมีเป้าหมายร่วมกันคือผลสำเร็จของงาน

การนำ โฮ-เร็น-โซ มา ใช้ทำให้มีการสื่อสารสองทางอยู่ตลอดเวลา ผลลัพธ์คือทำให้งานที่ออกมามีความรวดเร็วและประสิทธิภาพสูง



0 ความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น